Lösungen für das Project Management Office (PMO)

Haben Sie in Ihrem Unternehmen ein Project Management Office, kurz PMO, geschaffen und sind nicht vollständig zufrieden, weil die Kommunikation nicht läuft? Als Drehscheibe zur Steuerung aller laufenden Prozesse, Entwicklungen, Methoden und Erfahrungen im Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens ist das Project Management Office in zahlreiche Kommunikationsprozesse eingebunden, die durch den Einsatz von Ticketsystemen optimiert werden können.

Wir haben Konzernunternehmen bei der Einführung eines PMO unterstützt und wissen, dass dies ein Prozess ist, der Fingerspitzengefühl erfordert, wenn er Erfolg haben soll. Durch die Schaffung eines PMO verändern sich in aller Regel Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für Projektentscheidungen. Projektteams werden auf den Einsatz einer einheitlichen Projektmethodik verpflichtet. Kurz: Es ändert sich viel, ohne dass die Vorteile sofort jedem klar sind.

Die Akzeptanz eines PMOs wird stark verbessert, wenn alle Betroffen die Möglichkeit haben, sich umfassend über die Aufgaben, Zuständigkeiten und Dienstleistungsangebote des PMO zu informieren. Darüber hinaus muss das PMO als zentrale Instanz immer gut erreichbar sein, Anfragen zügig beantworten und seine Dienstleistungen sowohl für die Projektteams als auch für die Leitung der Organisation zentral bereitstellen. maxence ist Ihr Partner bei der Optimierung der Kommunikation rund ums PMO!

PMO – Was ist ein Project Management Office?

Projekte richtig machen. Die richtigen Projekte machen. Das Project Management Office, kurz PMO, ist die zentrale Instanz in der Organisation, die in diesem Sinne für alle Projekte einer Organisation zuständig ist. Die Organisation ist dabei das Unternehmen selbst, ein Unternehmensbereich oder auch eine Abteilung. Alle Aktivitäten des PMO zielen darauf ab, die Projekte optimal an den Organisationszielen auszurichten und kontinuierlich effektiver und effizienter durchzuführen.

Ticketing und Intranet für optimierte Kommunikation im PMO

Das Project Management Office hat viele Funktionen und Zuständigkeiten und benötigt dafür ein breites Set von Software-Tools. Für die Ressourcenplanung, das Berichtswesen oder die Projekt-Zeiterfassung gibt es spezialisierte Systeme. Überall da, wo es im PMO um Kommunikation geht, wo also Leute Anträge stellen oder Fragen haben, die rasch, korrekt und nachvollziehbar beantwortet werden müssen, ist der Einsatz eines Ticketsystems das Mittel der Wahl.

Wir empfehlen den Einsatz von Open Source Ticketsystemen, da sie aufgrund Ihrer Offenheit sehr tief in das PMO Software-Set integriert werden. Viele Integrationen sind für Znuny und OTOBO bereits verfügbar, und in der Open Source gilt: Was nicht passt, wird passend gemacht. maxence ist Ihr Partner für die PMO Integration von Znuny und OTOBO!

Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Integration eines Znuny / OTOBO Ticketsystems für verschiedene Funktionen Ihres PMO. Alle Vorschläge zielen darauf ab, die Kommunikation innerhalb Ihrer Projektorganisation zu optimieren, einheitliche Prozesse in der Klassifikation und Genehmigung von Projekten zu etablieren, und durch umfassende Information die Akzeptanz des PMO im Unternehmen zu fördern.

  • PMO Intranet
    Um die gesamte Projektorganisation einheitlich über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Services des PMO zu informieren, empfehlen wir die Einrichtung einer PMO Seite im Intranet, die alles Wissenswerte ansprechend und leicht verständlich präsentiert. Wir unterstützen Sie fachlich und technisch bei der Umsetzung!

  • PMO Stakeholder Support
    So gut die PMO Intranet-Seite auch gemacht ist, es werden Fragen bleiben. Deshalb empfehlen wir die Einrichtung eines zentralen Supports, der alle Anfragen rasch und qualifiziert beantwortet. So stellen Sie sicher, dass alle in der Organisation die gleichen und korrekten Informationen über Aufgaben, Zuständigkeiten und Services Ihres PMO erhalten. Zur zentralen Bearbeitung aller Anfragen mit definierten Antwortzeiten schlagen wir den Einsatz eines Ticketsystems vor.

  • Projektbeantragung
    Wenn das PMO zentral für die Genehmigung von Projekten zuständig ist, ist die verlässliche und zügige Bearbeitung von Projektanträgen ein absolutes Muss. Durch die Implementierung des Prozesses mit definierten Service Levels im Ticketsystem mit automatischer Eskalation wird eine rasche Bearbeitung sichergestellt.

  • Projektklassifikation
    Projekt ist nicht gleich Projekt. Es macht einen gewaltigen Unterschied, ob Sie ein Werk in Thailand bauen möchten oder nur einen neuen Webauftritt. Durch dynamische Formulare im Projektantrag wird der Antragsteller dazu aufgefordert, alle nötigen Informationen bereitzustellen, die abhängig von der Art des Projektes, dem Ressourcenbedarf und weiteren Faktoren sehr unterschiedlich sein können. Alle Projektanträge werden im Ticketsystem zentral verwaltet. Abhängig vom Projekttyp durchläuft das Ticket dann einen mehr oder weniger aufwändigen Genehmigungsprozess.

  • Change Requests – Änderungsanträge
    Außer bei den kleinsten Projekten kommt es in fast jedem Projekt zu Änderungen. Der Projektumfang soll erweitert werden, technische Probleme erfordern ein alternatives Vorgehen. Änderungen müssen genehmigt werden. Wir ordnen Änderungsanträge im Ticketsystem den zugehörigen Projektanträgen zu, so dass die Projekte mit Anpassungen, die sich im Verlauf ergeben haben, nachvollziehbar und auswertbar sind.

  • Ideen-Management
    Das Ideen-Management ist die Anlaufstelle für Projekt-Ideen. Über das Ticketsystem wird darüber entschieden, ob der Vorschlag in den zentralen Ideen-Pool aufgenommen wird oder nicht. Der Ideen-Pool ist ein wichtiges Instrument, die unternehmerische Willensbildung zu unterstützen. Auch Ideen, die zunächst einmal nicht weiterverfolgt werden sollen, gehen nicht verloren.
  • Issue Management
    Jedes Projektteam führt ein Issue Log mit Tickets zu den Problemen im Projektverlauf. Kann das Problem im Team gelöst werden, wird auch die Lösung dokumentiert. So entsteht eine Wissensdatenbank für das Projekt.
    Das PMO ist nachgeordnet die zentrale Anlaufstelle für Probleme, die im Projekt nicht gelöst werden können. Durch die Erfassung aller Issues im Ticketsystem werden wichtige Erkenntnisse dokumentiert, die zusammen mit den Lessons Learned bei Ende eines jeden Projekts die Basis für eine Wissensdatenbank für die gesamte Projektorganisation liefern.

maxence – PMO Beratung von Anfang an

maxence hat eine lange PMO Historie. In Zeiten, als das Konzept in Deutschland gerade erst begann, Fuß zu fassen, haben wir sehr viel Energie investiert, das Thema in der Unternehmenswelt publik zu machen. In den Jahren 2009 und 2010 waren wir maßgeblich ausführend an der Erstellung der PMO Maturity Studien beteiligt, bei denen es um den Reifegrad der damaligen PMO Implementierungen (2009) und die Ermittlung des Wertes eines PMO für die Unternehmen ging (2010).

Das PMO Konzept ist seither erwachsen geworden. Wir befassen uns heute nicht mehr mit der Einführung von PMOs im Ganzen, sondern haben uns auf die Optimierung von Kommunikationsprozessen im PMO spezialisiert.

PMO Maturity Studie 2010 – Business Value of PMO

Europaweite Studie zur Ermittlung und Messbarkeit der Effizienz und des Wertbeitrags von PMOs zum Unternehmenserfolg

Eine Studie der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insb. Wirtschaftsinformatik III, Prof. Dr. Michael Amberg, unterstützt von der GPM und maxence.

Zielsetzung

Analyse der Weiterentwicklung und Verbreitung von Programm-Management sowie dessen Institutionalisierung in Organisationen im Vergleich zur PMO Maturity Studie 2009. Darüber hinaus Ausweitung der Studie auf europäischer Ebene zur Untersuchung dieser Entwicklung im internationalen Vergleich sowie der Analyse von spezifischen, interkulturellen Fragestellungen (D-A-CH, Frankreich/ BENELUX, Zentral-Europa, Nordics).

Executive Summary der Studie 2010 zum Download: PDF: PMO_Studie_10_ES_de

Die vollständige Auswertung der Studien 2009 und 2010 erhalten Sie auf Anfrage.

Das Buch „Handbuch Project Management Office“ ist bei uns erhältlich!

Handbuch PMO

Ihre Ansprechpartnerin

Gabriele Hein
Gabriele HeinGeschäftsführerin
Tel: +49-2133-2599-12

Gabi Hein verantwortet bei maxence das operative Geschäft. In ihrer Freizeit kocht sie gerne und liebt ausgiebige Spaziergänge mit ihrem Hund.