Lösungen für das Project Management Office (PMO)

Haben Sie in Ihrem Unternehmen ein Project Management Office, kurz PMO, geschaffen und sind nicht vollständig zufrieden, weil die Kommunikation nicht läuft? Als Drehscheibe zur Steuerung aller laufenden Prozesse, Entwicklungen, Methoden und Erfahrungen im Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens ist das Project Management Office in zahlreiche Kommunikationsprozesse eingebunden, die durch den Einsatz von Ticketsystemen optimiert werden können.

Wir haben Konzernunternehmen bei der Einführung eines PMO unterstützt und wissen, dass dies ein Prozess ist, der Fingerspitzengefühl erfordert, wenn er Erfolg haben soll. Durch die Schaffung eines PMO verändern sich in aller Regel Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für Projektentscheidungen. Projektteams werden auf den Einsatz einer einheitlichen Projektmethodik verpflichtet. Kurz: Es ändert sich viel, ohne dass die Vorteile sofort jedem klar sind.

Die Akzeptanz eines PMOs wird stark verbessert, wenn alle Betroffen die Möglichkeit haben, sich umfassend über die Aufgaben, Zuständigkeiten und Dienstleistungsangebote des PMO zu informieren. Darüber hinaus muss das PMO als zentrale Instanz immer gut erreichbar sein, Anfragen zügig beantworten und seine Dienstleistungen sowohl für die Projektteams als auch für die Leitung der Organisation zentral bereitstellen. maxence ist Ihr Partner bei der Optimierung der Kommunikation rund ums PMO!

PMO – Was ist ein Project Management Office?

Projekte richtig machen. Die richtigen Projekte machen. Das Project Management Office, kurz PMO, ist die zentrale Instanz in der Organisation, die in diesem Sinne für alle Projekte einer Organisation zuständig ist. Die Organisation ist dabei das Unternehmen selbst, ein Unternehmensbereich oder auch eine Abteilung. Alle Aktivitäten des PMO zielen darauf ab, die Projekte optimal an den Organisationszielen auszurichten und kontinuierlich effektiver und effizienter durchzuführen.

Die richtigen Projekte machen

Das PMO unterstützt die Organisationsleitung dabei, Projekte so auszuwählen, dass sie die Strategie der Organisation möglichst gut abbilden und so bestmöglich zum Erreichen der Organisationsziele beitragen.

Laufende Projekte werden regelmäßig daraufhin überprüft, ob sie den Projektauswahlkriterien weiterhin entsprechen und der erhoffte Wertbeitrag entsteht. Projekte werden nachjustiert oder auch eingestellt, wenn dies nicht mehr zutrifft.

Projekte richtig machen

Das PMO sorgt dafür, dass Projekte methodisch einheitlich durchgeführt werden und Projektfortschritte einheitlich berichtet und damit vergleichbar bewertet werden können.

Weiter unterstützt das PMO projektübergreifend die Planung und Verteilung von Ressourcen.

Den Teams steht es beratend zur Seite. und bietet Trainings und Services, identifiziert Synergien, sammelt die Lessons Learned aus den Projekten ein stellt das Wissen zur Verfügung.

Ticketing und Intranet für optimierte Kommunikation im PMO

Das Project Management Office hat viele Funktionen und Zuständigkeiten und benötigt dafür ein breites Set von Software-Tools. Für die Ressourcenplanung, das Berichtswesen oder die Projekt-Zeiterfassung gibt es spezialisierte Systeme. Überall da, wo es im PMO um Kommunikation geht, wo also Leute Anträge stellen oder Fragen haben, die rasch, korrekt und nachvollziehbar beantwortet werden müssen, ist der Einsatz eines Ticketsystems das Mittel der Wahl.

Wir empfehlen den Einsatz von Open Source Ticketsystemen, da sie aufgrund Ihrer Offenheit sehr tief in das PMO Software-Set integriert werden. Viele Integrationen sind für Znuny und Otobo bereits verfügbar, und in der Open Source gilt: Was nicht passt, wird passend gemacht. maxence ist Ihr Partner für die PMO Integration von Znuny und Otobo!

Warum sind Open Source Lösungen besser?

Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Integration eines Znuny / Otobo Ticketsystems für verschiedene Funktionen Ihres PMO. Alle Vorschläge zielen darauf ab, die Kommunikation innerhalb Ihrer Projektorganisation zu optimieren, einheitliche Prozesse in der Klassifikation und Genehmigung von Projekten zu etablieren, und durch umfassende Information die Akzeptanz des PMO im Unternehmen zu fördern.

PMO Intranet
Um die gesamte Projektorganisation einheitlich über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Services des PMO zu informieren, empfehlen wir die Einrichtung einer PMO Seite im Intranet, die alles Wissenswerte ansprechend und leicht verständlich präsentiert. Wir unterstützen Sie fachlich und technisch bei der Umsetzung!
PMO Stakeholder Support
So gut die PMO Intranet-Seite auch gemacht ist, es werden Fragen bleiben. Deshalb empfehlen wir die Einrichtung eines zentralen Supports, der alle Anfragen rasch und qualifiziert beantwortet. So stellen Sie sicher, dass alle in der Organisation die gleichen und korrekten Informationen über Aufgaben, Zuständigkeiten und Services Ihres PMO erhalten. Zur zentralen Bearbeitung aller Anfragen mit definierten Antwortzeiten schlagen wir den Einsatz eines Ticketsystems vor.
Projektbeantragung
Wenn das PMO zentral für die Genehmigung von Projekten zuständig ist, ist die verlässliche und zügige Bearbeitung von Projektanträgen ein absolutes Muss. Durch die Implementierung des Prozesses mit definierten Service Levels im Ticketsystem mit automatischer Eskalation wird eine rasche Bearbeitung sichergestellt.
Projektklassifikation
Projekt ist nicht gleich Projekt. Es macht einen gewaltigen Unterschied, ob Sie ein Werk in Thailand bauen möchten oder nur einen neuen Webauftritt. Durch dynamische Formulare im Projektantrag wird der Antragsteller dazu aufgefordert, alle nötigen Informationen bereitzustellen, die abhängig von der Art des Projektes, dem Ressourcenbedarf und weiteren Faktoren sehr unterschiedlich sein können. Alle Projektanträge werden im Ticketsystem zentral verwaltet. Abhängig vom Projekttyp durchläuft das Ticket dann einen mehr oder weniger aufwändigen Genehmigungsprozess.
Change Requests – Änderungsanträge
Außer bei den kleinsten Projekten kommt es in fast jedem Projekt zu Änderungen. Der Projektumfang soll erweitert werden, technische Probleme erfordern ein alternatives Vorgehen. Änderungen müssen genehmigt werden. Wir ordnen Änderungsanträge im Ticketsystem den zugehörigen Projektanträgen zu, so dass die Projekte mit Anpassungen, die sich im Verlauf ergeben haben, nachvollziehbar und auswertbar sind.
Ideen-Management
Das Ideen-Management ist die Anlaufstelle für Projekt-Ideen. Über das Ticketsystem wird darüber entschieden, ob der Vorschlag in den zentralen Ideen-Pool aufgenommen wird oder nicht. Der Ideen-Pool ist ein wichtiges Instrument, die unternehmerische Willensbildung zu unterstützen. Auch Ideen, die zunächst einmal nicht weiterverfolgt werden sollen, gehen nicht verloren.
Issue Management
Jedes Projektteam führt ein Issue Log mit Tickets zu den Problemen im Projektverlauf. Kann das Problem im Team gelöst werden, wird auch die Lösung dokumentiert. So entsteht eine Wissensdatenbank für das Projekt.
Das PMO ist nachgeordnet die zentrale Anlaufstelle für Probleme, die im Projekt nicht gelöst werden können. Durch die Erfassung aller Issues im Ticketsystem werden wichtige Erkenntnisse dokumentiert, die zusammen mit den Lessons Learned bei Ende eines jeden Projekts die Basis für eine Wissensdatenbank für die gesamte Projektorganisation liefern.

maxence – PMO Beratung von Anfang an

Bei maxence haben wir uns schon sehr früh mit Project Management Offices befasst. In mehreren Jahren ab 2008 haben wir in Zusammenarbeit mit der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg europaweite Studien durchgeführt, um den Reifegrad der PMO Implementierung in den Unternehmen zu ermitteln.

maxence Forschung zu Project Management Offices …

Heute – nachdem PMOs erwachsen geworden sind – haben wir uns auf die Optimierung der Kommunikation zwischen PMO und dem Rest der Organisation durch passende Service Management Lösungen spezialisiert. Bitte sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gern.