Ticketsysteme im Personalwesen
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt und angesichts des fortschreitenden Fachkräftemangels sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, ihren Mitarbeitern die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Dies ist nicht nur für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und ihre Bindung an das Unternehmen wichtig, sondern auch für den Geschäftserfolg insgesamt. Die Prozesse im Personalwesen spielen hierbei eine große Rolle.
Eine der effektivsten Möglichkeiten, Mitarbeitern eine qualitativ hochwertige Unterstützung zu bieten, ist der Einsatz eines Ticketsystems. Es ermöglicht den Mitarbeitern, Anfragen und Anträge zu stellen und zeitnah korrekte Antworten bzw. Genehmigungen zu erhalten. Durch den Einsatz eines Ticketsystems kann das Personalwesen sicherstellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu den Ressourcen haben, die sie für eine erfolgreiche und produktive Arbeit benötigen.
Einsatzmöglichkeiten von Ticketsystemen im Personalwesen
Ticketsysteme im Personalwesen bieten den Mitarbeitern einen zentralen Zugang für alle Anfragen und Anträge. Das System stellt sicher, dass keine Anfrage verlorengeht und dass sie zeitnah und korrekt beantwortet wird. Einige Einsatzmöglichkeiten sind:
Allgemeine Unterstützung: Personalverantwortliche erhalten oft eine Vielzahl von Anfragen von Mitarbeitern, z.B. Fragen zu Sozialleistungen, Freizeit sowie Prozessen und Unternehmensrichtlinien. Mit einem Ticketsystem kann die Personalabteilung sicherstellen, dass jede Anfrage ordnungsgemäß nachverfolgt, zeitnah bearbeitet und einheitlich gemäß den Unternehmensrichtlinien beantwortet wird.
Elektronische Krankmeldung: Seit dem 1. Januar 2023 wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für gesetzlich Krankenversicherte digital erstellt. Dabei übermittelt die Arztpraxis die Krankmeldung elektronisch an die gesetzliche Krankenkasse. Ticketsysteme können die Verwaltung von Krankmeldungen optimieren, indem sie Krankmeldungen der Mitarbeiter erfassen und die elektronische Krankmeldung ggfs. automatisch bei der gesetzlichen Krankenkasse abrufen.
Antragswesen: Ein Ticketsystem kann für die Verwaltung von Anträgen der Mitarbeiter verwendet werden, z. B. für Anträge auf Urlaub, Freistellung, Schulungen oder Änderungen von persönlichen Daten. Die Mitarbeiter können ein Ticket mit ihrem Antrag einreichen, das an die die zuständigen Genehmiger zur Bearbeitung weitergeleitet wird. Der Mitarbeiter wird über den Änderungen des Bearbeitungsstatus informiert.
Anwerbung und Einstellung: Der Einstellungs- und Personalbeschaffungsprozess kann mehrere Phasen umfassen und die Mitwirkung mehrerer Teammitglieder erfordern. Ein Ticketsystem kann bei der Verwaltung dieses Prozesses helfen, indem es den Fortschritt jedes Bewerbers verfolgt, Vorstellungsgespräche terminiert und mit dem Einstellungsteam kommuniziert.
Onboarding: Ein Ticketsystem kann verwendet werden, um den Einführungsprozess für neue Mitarbeiter zu verwalten. Die Personalabteilung kann für jeden neuen Mitarbeiter ein Ticket erstellen und den Fortschritt des Einarbeitungsprozesses verfolgen, von der Erfassung der erforderlichen Unterlagen bis zur Einrichtung des Computerzugangs.
Leistungsmanagement: Zum Leistungsmanagement gehören das Festlegen von Zielen, das Geben von Feedback und die Bewertung der Mitarbeiterleistung. Mit einem Ticketsystem kann die Personalabteilung die Aufgaben des Leistungsmanagements verfolgen, sie den Teammitgliedern zuweisen und sicherstellen, dass sie rechtzeitig erledigt werden.
Schulung und Entwicklung: Schulung und Entwicklung sind ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterentwicklung und -bindung. Ein Ticketsystem kann bei der Verwaltung des Schulungs- und Entwicklungsprozesses helfen, indem es den Schulungsbedarf der Mitarbeiter verfolgt, Schulungen plant und die Mitarbeiter über ihre Fortschritte informiert.
Mitarbeiterbeziehungen: Die Personalabteilung muss unter Umständen Beschwerden oder Konflikte von Mitarbeitern untersuchen und lösen. Ein Ticketsystem kann bei der Verwaltung dieses Prozesses helfen, indem es jeden Fall nachverfolgt, ihn einem Ermittler zuweist und die Personalleitung mit aktuellen Informationen versorgt.
Ticketsysteme im Personalwesen sorgen dafür, dass Mitarbeiter sich keine Gedanken darüber machen müssen, wer für die Beantwortung einer Frage oder für die Genehmigung eines Antrags zuständig ist. Das System sorgt für die korrekte Zustellung.
Vorteile von Service Management Lösungen im Personalwesen
Bei Service Management Lösungen im Personalwesen dient ein Ticketsystem als einheitliche Plattform für die Kommunikation mit den Mitarbeitern und mit anderen Fachabteilungen. Dadurch ergeben sich einige Vorteile:
Verbesserung der Kommunikation: Durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform können Mitarbeiter ihre für Anfragen und Anträge einfach an das Personalwesen weiterleiten, das sie effizient verwalten und beantworten kann. Dadurch wird nicht nur die Effizienz des Mitarbeiter-Supports verbessert, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder Verzögerungen verringert.
Steigerung der Qualität des Supports: Durch die Standardisierung von Support-Prozessen und die Bereitstellung eines strukturierten Rahmens für die Verwaltung von Anfragen und Anträgen können Unternehmen sicherstellen, dass der Support einheitlich und in Übereinstimmung mit den festgelegten Richtlinien und Verfahren geleistet wird. Dadurch wird nicht nur die Qualität der Mitarbeiterbetreuung verbessert, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Versäumnissen verringert.
Priorisierung von Anfragen: Durch die Verfolgung und Priorisierung von Anfragen auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit und ihrer Auswirkungen auf die Mitarbeiterproduktivität können Unternehmen sicherstellen, dass Probleme mit hoher Priorität zuerst bearbeitet werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter effektiv arbeiten können und dass ihre Anfragen rechtzeitig und effektiv bearbeitet werden.
Kontinuierliche Verbesserung: Durch die Analyse der Daten des Ticketsystems können Unternehmen Trends und Muster erkennen und gezielte Lösungen entwickeln, um den Mitarbeitersupport insgesamt zu verbessern. Dies kann Unternehmen dabei helfen, häufige Probleme zu erkennen und gezielt Lösungen zu entwickeln, um ihre Mitarbeiter noch besser zu unterstützen.
Service Management Lösungen vereinheitlichen die Bearbeitung von Anfragen und Anträgen. Die erfassten Daten ermöglichen die Beurteilung der implementierten Verfahren im Personalwesen und liefern Anhaltspunkte zur weiteren Verbesserung.
maxence – Service Management Lösungen im Personalwesen
Wenn Sie durch Vereinheitlichung der Prozesse im Personalwesen Ihren Mitarbeitern einen qualitativ hochwertigen Support bieten wollen, sollten Sie den Einsatz einer Service Management Lösung von maxence in Betracht ziehen. Durch die Verbesserung der Kommunikation und die Standardisierung der Bearbeitung unterstützt das System Ihr Unternehmen dabei, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität zu steigern, was letztlich zu einem größeren Geschäftserfolg führt.
Unsere Service Management Lösungen setzen das Open Source Ticketsystem Znuny, oder auch Otobo, als zentrale Kommunikationsplattform ein. Durch Integration mit anderen zugehörigen Systemen Ihrer IT-Landschaft schaffen wir ein System, dass individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Sehr gern übernehmen wir auch den Betrieb und Support Ihres Systems, und schulen Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, bitte sprechen Sie uns an. Wir würden uns freuen, wenn wir Sie unterstützen können.
